บริษัท เอชแอนด์ซี พร็อพเพอร์ตี้แมเนจเม้นท์

การจัดเก็บเงิน

1.จัดเก็บเงินค่าส่วนกลาง เงินกองทุน ค่าบำรุงสโมสร ค่าปรับ และรายได้อื่นๆ ของนิติบุคคลฯ

2.นำเงินส่งผ่านธนาคาร ของนิติบุคคลฯ  ทุกวันในเวลาราชการ

3.สรุปรายงานรายรับ ดังมีรายละเอียด ดังนี้

• รายงานหนี้ค้างชำระ พร้อมรายละเอียดทั้งหมด
• รายงานการชำระเงินค่าส่วนกลาง และเงินอื่นๆ
• รายงานหนี้ค้างชำระใหม่
  

1.ควบคุมการชำระค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ค่าเงินกองทุน ค่าบำรุงสโมสร และรายรับอื่นๆ รายรับต่อเดือน

2.ติดตามหนี้สินโดยการทวงถาม ออกหนังสือทวงหนี้ ตามข้อบังคับฯ

3.ประนอมหนี้กับลูกหนี้ ในฐานะตัวแทนของนิติบุคคลฯ ตามที่ได้มีการพิจารณาจากคณะกรรมการฯแล้ว

กิจกรรมที่ 1 การให้บริการ แก่ ผู้มาติดต่อกับทางหมู่บ้าน/อาคารชุด

กิจกรรมที่ 2 การประชาสัมพันธ์ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร

• รายงานการประชุมของคณะกรรมการฯบริหารฯ (ถ้ามี)
• รายงานสถานะทางการเงินประจำเดือน(เดือนต่อเดือน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป)
• จุลสารประชาสัมพันธ์ภายในหมู่บ้าน/อาคารชุด ประจำเดือน
• คู่มือการปฏิบัติงานของพนักงานในทุกตำแหน่งที่ปฏิบัติงานในหมู่บ้าน/อาคารชุดพร้อมรายละเอียดลักษณะงานละมาตรฐานในการปฏิบัติงาน และหลักเกณฑ์ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
• จัดทำสมุดทะเบียนรายชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์  ของสมาชิกที่พักอาศัย ภายในหมู่บ้าน/อาคารชุด เพื่อสะดวกต่อการประสานงาน
• รายงานผลการประเมินงานในการปฏิบัติงานของบริษัทฯ ประจำเดือน พร้อมระบุถึงผลงาน ปัญหาต่อคณะกรรมการการหมู่บ้าน/อาคารชุด
• รายงานผลการดำเนินงานในการปฏิบัติงานของบริษัทฯ ประจำปี
• เอกสารบันทึกทรัพย์สิน ที่อยู่ภายใต้การดูแลของผู้บริหารหมู่บ้าน/อาคารชุด ให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ ยกเว้นการเสื่อมหรือเสียอันเนื่องมาจากการใช้งาน

กิจกรรมที่ 3 การรวบรวมข้อเสนอแนะ คำติชมจากสมาชิกภายในหมู่บ้าน/อาคารชุดและผู้มาใช้บริการ และ การประชาพิจารณ์ จัดบุคลากรเพื่อคอยรับฟัง และแก้ไขปัญหาต่างๆ รวมถึงการจัดทำรายการอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ และจัดเอกสารควบคุม การใช้วัสดุสิ้นเปลืองเพื่อการตรวจสอบได้ตลอดเวลา

กิจกรรมที่ 4  การจัดทำกิจกรรมสันทนาการ เพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์อันดีระหว่างสมาชิก

กิจกรรมที่ 5 การควบคุมดูแลรักษา ความสะอาด การจัดสวน การจัดการสิ่งแวดล้อม และในบริเวณพื้นที่ส่วนกลางทั้งหมดต้องมีระดับความสว่างได้ตามมาตรฐาน

กิจกรรมที่ 6 การรักษาความปลอดภัยแก่ชีวิต และทรัพย์สินของสมาชิกภายในหมู่บ้าน/อาคารชุด พร้อมนำเสนอลักษณะเครื่องแบบชุดแต่งกาย และรูปแบบบัตรติดหน้าอกประจำตัวพนักงาน

กิจกรรมที่ 7 การบำรุงรักษาระบบวิศวกรรม ให้อยู่ในสภาพปกติ และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มั่นคงปลอดภัย และถูกต้องตามหลักวิศวกรรม ดังต่อไปนี้

• ตรวจสอบ ให้คำแนะนำ และบำรุงรักษาในการปรับปรุง เครื่องจักรและอุปกรณ์ หรือระบบให้มีประสิทธิภาพสูงสุดรวมทั้งจัดเก็บข้อมูลของระบบต่างๆ จัดทำแนวทางในการตรวจสอบมาตรฐานและคู่มือในการตรวจสอบเพื่อเป็นแนวทางในการปรับปรุงต่อไป
• ควบคุมดูแล และบำรุงรักษาระบบไฟฟ้าของหมู่บ้าน/อาคารชุดและอุปกรณ์ไฟฟ้าทั้งหมดให้อยู่ในสภาพปกติ เพื่อลดค่าใช้จ่ายของนิติบุคคล
• ควบคุมดูแลและบำรุงรักษา ระบบประปา ระบบสุขาภิบาล และระบบบำบัดน้ำเสีย ให้อยู่ในสภาพปกติ และป้องกันแก้ไขปัญหาท่ออุดตัน ห้องน้ำส่วนกลาง บ่อบำบัด รวมทั้งจัดทำแนวทางและมาตรการประหยัดค่าใช้จ่าย ค่าน้ำประปาของหมู่บ้าน/อาคารชุด
• ควบคุม ดูแลระบบป้องกันอัคคีภัย ให้อยู่ในสภาพปกติและใช้งานได้ทันทีในกรณีฉุกเฉิน (ถ้ามี)
• ควบคุม ดูแลระบบเครื่องสูบ (ปั้ม) ส่วนกลาง และระบบบำบัดน้ำเสียของหมู่บ้าน/อาคารชุด
• จัดทำหลักเกณฑ์ และคู่มือการควบคุมดูแลตรวจสอบการทำงานของผู้รับจ้างเฉพาะทาง หรือผู้รับเหมา ที่มีสัญญาว่าจ้างให้ปฏิบัติงานตามสัญญาว่าจ้างและการซ่อมแซมอุปกรณ์ให้อยู่ในสภาพปกติและมีประสิทธิภาพสูงสุด
• ทำตารางการตรวจสอบและบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ที่ติดตั้งภายในหมู่บ้าน ทั้งประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน ประจำปี และทำการตรวจเช็คตามรอบระยะเวลาที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงการจัดทำประวัติเครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อสะดวกต่อการตรวจสอบ

กิจกรรมที่ 8 งานควบคุมดูแลหมู่บ้าน/อาคารชุด ต้องเป็นผู้วางระบบ ควบคุมดูแล และตรวจสอบการทำงานของผู้รับจ้างเฉพาะทางทุกราย เพื่อให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในสัญญาว่าจ้าง ได้แก่ กิจกรรมดังต่อไปนี้

• ตรวจสอบซ่อมแซม และปรับปรุงส่วนที่ชำรุดหรือ สึกหรอของพื้นที่ส่วนกลางให้มีความสวยงามแข็งแรง ปลอดภัย และทรงคุณค่า
• ควบคุมและตรวจสอบทรัพย์สินต่างๆ ที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ส่วนกลางและดูแลรักษาให้มีความสวยงาม สะอาด อยู่ตลอดเวลา
• ให้ความร่วมมือในการจัดกิจกรรมต่างๆ ของหมู่บ้าน/อาคารชุดให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี อาทิ เช่น การทำบุตรตักบาตร เป็นต้น

กิจกรรมที่ 9 การซ้อมอพยพหนีไฟประจำปีเพื่อความปลอดภัยของสมาชิกภายในหมู่บ้าน/อาคารชุด โดยผู้รับจ้างต้องจัดให้อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และสาธิตการใช้เครื่องดับเพลิงให้พนักงานรักษาความปลอดภัยและพนักงานของผู้รับจ้างทุกคนอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง

กิจกรรมที่ 10 การจัดประชุมใหญ่สามัญประจำปี และการจัดประชุมคณะกรรมการประจำเดือน พร้อมจัดทำรายงานการประชุม

กิจกรรมที่ 11 ต้องควบคุม ดูแลและจัดระเบียบการจอดรถ รวมถึงการควบคุมการใช้พื้นที่จอดรถของผู้มาติดต่อกับหมู่บ้าน/อาคารชุด ให้ปฏิบัติตามระเบียบการใช้พื้นที่จอดรถของหมู่บ้าน/อาคารชุด

กิจกรรมที่ 12 ต้องจัดเก็บเอกสารสำคัญของหมู่บ้าน/อาคารชุด อาทิ เช่น แบบก่อสร้างจริง(AS BUILT DRAWING) ของทุกระบบและคู่มือการใช้งานของอุปกรณ์ เครื่องจักรและระบบต่างๆ ทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ระเบียบและตรวจสอบได้

กิจกรรมที่ 13 ศึกษารายละเอียดของงานระบบ พร้อมการตรวจรับมอบงานระบบพร้อมทั้งเสนอเอกสาร ดังต่อไปนี้ให้คณะกรรมการเพื่อตรวจพิจารณา

• แผนงาน (Schedule) ของการเตรียมเอกสารขอบเขตและเงื่อนไขและกำหนดการบำรุงรักษางานระบบทุกส่วน

กิจกรรมที่ 14 ตรวจสอบรายการวัสดุ อุปกรณ์ ครุภัณฑ์ เฟอร์นิเจอร์ ทรัพย์สินส่วนกลางทั้งปวง และจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ

1. อัตราค่าบริการดังกล่าวไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มร้อยละ 7 , ค่าเบี้ยประกันภัยอาคาร
2. อัตราค่าบริการดังกล่าวไม่รวมค่าใช้จ่ายอื่นๆของอาคาร เช่น ค่าไฟฟ้า, ค่าน้ำประปาและค่าบำรุงรักษา
3. ซ่อมแซม ทรัพย์สินส่วนกลางของอาคารค่าดูแลบริการงานด้านสวน และงานรักษาความปลอดภัย  เป็นต้น
4. สัญญาว่าจ้างจัดทำเป็นรายปี
5. อัตราดังกล่าว ไม่รวม ค่าจ้างผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาตที่จะตรวจสอบงบการเงินประจำปีที่จะยื่นต่อสำนักงานที่ดิน
6. บริษัทฯ ยังอยู่ในช่วง ทดลองงานเป็นระยะเวลา 4 เดือน แต่ไม่ผ่านทดลองงาน บริษัทยินดีให้ผู้ว่าจ้าง ยกเลิกสัญญาได้

• วางแผนการบริหารหมู่บ้าน/อาคารชุด และดูแลบำรุงรักษาทรัพย์ส่วนกลาง
• ควบคุมดูแลการให้บริการ รวมทั้งอำนวยความสะดวกในด้านต่างๆ ต่อสมาชิก/ผู้พักอาศัย/ผู้มาติดต่อ
• จัดระเบียบการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบพร้อมกำกับดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงาน/

หมู่บ้าน อาคารชุด /ช่างประจำหมู่บ้าน ช่างประจำอาคารชุด ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

• จัดเตรียมการประชุมคณะกรรมการหมู่บ้านฯ/อาคารชุด และเข้าร่วมประชุม
• จัดกิจกรรมต่างๆ ตามมติของคณะกรรมการหมู่บ้านฯ/อาคารชุด
• ดำเนินการในเรื่องอื่นๆ ตามมติของที่ประชุมคณะกรรมการหมู่บ้านฯ/อาคารชุด
• ควบคุมดูแลให้การใช้ประโยชน์ และการใช้บริการในทรัพย์สินส่วนกลางต่างๆ ของท่านสมาชิก/ผู้พัก

อาศัย ให้เป็นไปตามระเบียบ

• ตรวจสอบรายงานประจำวัน/ประจำสัปดาห์/ประจำเดือน ในการปฏิบัติงานของช่างประจำหมู่บ้าน/อาคารชุด
  • ดูแลควบคุมการจัดเก็บวัสดุอุปกรณ์
  • ดูแลควบคุมการจัดทำทะเบียนทรัพย์สิน และทะเบียนเอกสาร
  • ตรวจสอบและควบคุมการตกแต่งต่อเติมภายในหมู่บ้านฯ/อาคารชุด ให้เป็นไปตามข้อบังคับ
  • ดูแลควบคุมการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานทุกฝ่าย
  • ตรวจรายงานประจำวัน/ประจำสัปดาห์และบันทึกรายงานในสมุดรับเรื่องพร้อมสั่งการ
  • ตรวจความเรียบร้อยทั่วไปภายในหมู่บ้าน/อาคารชุด สัปดาห์ละ 2 ครั้ง (เป็นอย่างน้อย)
  • ประสานงานกับฝ่ายโครงการฯ อย่างต่อเนื่อง (ถ้ามี)
  • ให้บริการและอำนวยความสะดวกให้แก่ท่านสมาชิกฯ กับหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยงข้อง
  • ติดต่อประสานงานให้กับท่านสมาชิกฯ กับหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง
  • ดูแลควบคุมการตรวจสอบการนำทรัพย์สินผ่านเข้า-ออก และตรวจสอบการผ่าน เข้า-ออกของบุคคล

  ภายใน และภายนอก

  • ตรวจสอบและควบคุมดูแลการตกแต่งต่อเติมบ้าน/ห้องพักอาศัย ของผู้รับเหมา และ/หรือ ของท่าน

  สมาชิก

  • ตรวจสอบ และดูแลควบคุมการรับ-จ่ายประจำวัน ประจำเดือนและการชำระค่าสาธารณูปโภคของ

  สมาชิก

  • ประชุมพนักงานดูแลรักษาความปลอดภัยทุกเดือน
  • ประชุมพนักงานฝ่ายจัดการหมู่บ้าน/อาคารชุด ทุกเดือน
  • แจ้งข่าวสาร/ประชาสัมพันธ์ให้ท่านสมาชิกฯทราบทุกระยะอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากศูนย์

  บริหารงานหรือจากมติที่ประชุมคณะกรรมการหมู่บ้าน/อาคารชุด /ที่ประชุมใหญ่สมาชิก

• บันทึกรายการทางบัญชีขั้นต้นและส่งเอกสารให้สำนักงานใหญ่(บริษัทบริหาร) เพื่อจัดทำงบการเงิน
• บันทึกรายการที่เกิดขึ้นในสมุดลงรายการเบื้องต้นจากเอกสารขั้นต้นต่างๆที่ได้รับมาในสมุดรายการ

เฉพาะ

• บันทึกรายการรับเงินจากหลักฐานการรับเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน แยกตามประเภทแหล่งที่มาของเงิน

เช่น การรับเงินจากลูกหนี้ รายรับค่าเช่าที่จอดรถ หรือรายรับเบ็ดเตล็ด

• บันทึกการจ่ายเงินจาก หลักฐานใบสำคัญจ่ายตามประเภท หรือเพื่อการชำระหนี้ รวมถึงค่าใช้จ่ายค้าง

จ่ายที่ได้ตั้งรายการจ่ายไว้ในเดือนที่เกิดรายการจ่ายนั้นๆ

• บันทึกรายได้ จะเป็นไปตามการคำนวณอัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลางต่อพื้นที่ห้องหรืออัตราส่วนกรรมสิทธิ์

ในอัตราที่กำหนดไว้ เพื่อบันทึกเป็นรายได้ และตั้งลูกหนี้

• ออกใบแจ้งหนี้กรณี ฝ่ายจัดการฯ มีโปรแกรมแจ้งหนี้ของตนเอง หรือบริษัทบริหารอาคารฯ เป็นผู้ออก

ใบแจ้งหนี้และเจ้าหน้าที่ เป็นผู้จัดส่งให้สมาชิกเจ้าของร่วม และติดตามการจัดเก็บ

• จัดทำแบบแสดงรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
• จัดส่งใบแจ้งหนี้เรียกเก็บค่าใช้จ่ายต่างๆ ให้สมาชิกเจ้าของร่วมตามงวดที่ครบกำหนด
• ออกใบเสร็จรับเงิน พร้อมตัดการ์ดลูกหนี้ทันที
• นำเงินสดและเช็คฝากธนาคารทุกวัน
• จัดทำรายงานการรับเงินประจำวัน พร้อมจัดทำใบสำคัญรับเงินเป็นหลักฐานภายในอธิบายรายการ และ

เพื่อให้ ฝ่ายบัญชีบันทึกรายการได้ถูกต้อง

• ตรวจสอบรายการใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อ/ใบแจ้งหนี้/ใบส่งของที่ได้รับจากร้านค้า
• จัดทำใบสำคัญจ่ายเงินเพื่อนำเสนออนุมัติจ่ายชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ
• ควบคุมลูกหนี้รายบุคคล จากหลักฐานที่ออก เช่น ใบแจ้งหนี้,ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
• การเงินรายงานยอดคงเหลือลูกหนี้ เพื่อยืนยันตัวเลขกับรายงานที่ ฝ่ายบัญชีจัดทำ
• ดำเนินการติดตามทวงถาม ลูกหนี้ค้างชำระ พร้อมรายงานความคืบหน้าให้ผู้จัดการหมู่บ้านฯ

จัดเตรียมเอกสารการประชุม พร้อมการแจ้งการเข้าร่วมประชุมของคณะกรรมการฯและสมาชิกเจ้าของร่วมในกรณีจัดการประชุมใหญ่

• บริการ และให้ความสะดวกกับท่านสมาชิกภายในหมู่บ้านฯ/อาคารชุด
• ปฏิบัติตามแผนงาน Preventive Maintenance
• จดบันทึกประจำวันของมิเตอร์ไฟฟ้า และน้ำประปาส่วนกลาง
• ตรวจสอบอุปกรณ์/ เครื่องมือ/ เครื่องจักร ทุกอย่างภายในหมู่บ้านฯ ให้อยู่ในสภาพเรียบร้อย พร้อม

สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา

• ตรวจสอบระบบการทำงานของระบบวิศวกรรมภายในหมู่บ้านอย่างละเอียด หากพบสิ่งผิดปกติให้

รายงานต่อผู้จัดการหมู่บ้านฯ/อาคารชุดฯ รับทราบโดยทันที

• ตรวจสอบ และรายงานเมื่อพบว่ามีการชำรุดเสียหายของทรัพย์สินส่วนกลาง
• ตรวจสอบการทำงาน และบำรุงรักษาระบบสระว่ายน้ำ ให้สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา
• เก็บรักษาวัสดุอุปกรณ์ และชิ้นส่วนต่างๆ ที่เป็นเครื่องมือช่างให้เรียบร้อย
• ทำความสะอาดพื้นที่ที่ทำงานให้สะอาดเรียบร้อยอยู่เสมอ
• ดำเนินการซ่อมแซมอุปกรณ์ทรัพย์สินส่วนกลางที่ชำรุดเสียหาย และรายงานให้ผู้จัดการหมู่บ้าน/อาคารชุดทราบโดยทันที
• ดูแลเอาใจใส่การซ่อมแซมกรณีฉุกเฉินต่อทรัพย์สินส่วนกลาง
• ให้คำแนะนำกับท่านสมาชิกภายในหมู่บ้านฯ/อาคารชุด ถึงวิธีการซ่อมแซมทรัพย์สินส่วนตัว ในกรณีที่ไม่เร่งด่วนฉุกฉิน
• ตรวจสอบ ควบคุมการปฏิบัติหน้าที่ของผู้รับเหมาให้อยู่ในกฎระเบียบที่ได้ตั้งไว้ และรายงานให้

ผู้จัดการหมู่บ้าน/อาคารชุด ทราบทุกวัน

• แจ้งตำแหน่งที่อยู่ขณะปฏิบัติหน้าที่ตลอดเวลากับผู้จัดการหมู่บ้าน/อาคารชุด
• รายงานความเรียบร้อยของงานแต่ละอย่างโดยละเอียดกับผู้จัดการหมู่บ้านฯ/อาคารชุด
• ปฏิบัติตามคำสั่งของผู้จัดการหมู่บ้านฯ/อาคารชุด โดยเคร่งครัด
• อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้จัดการหมู่บ้าน / อาคารชุด